Wie Sie die elektronische Signatur verwenden: Anwendungsfälle für Ihr Unternehmen

Die elektronische Signatur ist eines der modernen Werkzeuge, die eine Identifizierung der am Austausch von elektronischen Dokumenten beteiligten Parteien ermöglicht. Die Sicherheit der so signierten E-Dokumente wird so sehr geschätzt, dass sogar viele Ämter bereit sind, Dokumente in digitaler Form zu erhalten, die von dem Absender mit einer elektronischen Unterschrift versehen wurden.

Des Weiteren kann es für ein Unternehmen große Vorteile mit sich bringen, wenn Sie Ihren Kunden ermöglichen, die Dokumente direkt von Zuhause aus, mit einer elektronischen Unterschrift unterzeichnen zu lassen. Besonders beliebt ist die E-Signatur in der Personalabteilung, im Rechnungswesen und in der Buchhaltung, denn hier werden Unterschriften ständig benötigt und eine E-Signatur bringt eine signifikante Verbesserung in den Arbeitsabläufen mit sich.

Seit wann gibt es die E-Signatur?

Die digitale Signatur existiert nicht seit gestern. Diese wurde bereits in den 1990er Jahren erfunden und war bereits in dieser Zeit unter vielen Menschen bekannt. Allerdings wurde diese nicht so häufig angewendet wie heute. Der Grund dafür ist einfach – die Menschen hatten Angst, dass sich die E-Signatur nicht durchsetzen wird bzw. glaubten nicht an die Notwendigkeit diese zu benutzen, weil sie sowieso zur damaligen Zeit keine Rechtskraft hatte.

Damit hatten die Menschen in den 1990er Jahren nicht ganz unrecht, denn vor fast 30 Jahren war die Digitalisierung noch nicht so fortgeschritten, wie sie es heute ist. Es gab noch nicht so viele Computer in den Büros und auch gab es keine Smartphones oder Tablets, die man mit einer elektronischen Unterschrift nutzen konnte. Somit blieb die E-Signatur eher im Verborgenen und kam erst vor einigen Jahren wieder präsent ans Tageslicht. Doch ist eine elektronische Unterschrift überhaupt legal? Wir beantworten diese Fragen im nächsten Abschnitt. 

Wie sieht es um die Rechtskraft einer E-Signatur aus?

Wenn Sie sich als ein Unternehmer fragen, ob Sie in Ihr Unternehmen die E-Signatur aufnehmen sollten, möchten Sie sicherlich wissen, ob diese auch legal ist. Diese Frage lässt sich ganz einfach beantworten, nämlich mit einem Ja. Die elektronische Unterschrift hat ihre Rechtskraft in der Europäischen Union am 1. Juli des Jahres 2016 erlangt.

In dieser Zeit wurde die eIDAS-Verordnung veröffentlicht und diese besagt, dass eine elektronische Unterschrift nicht allein deswegen als Beweiskraft von den Gerichten abgelehnt werden kann, weil sie digitaler Natur ist. Somit müssen die europäischen Gerichte eine elektronische Unterschrift als Bestätigung einer Willenserklärung ansehen und im Zweifelsfall nach der E-Signatur gerichtliche Entscheidungen treffen. Folglich handeln Sie als Unternehmen zu 100 Prozent im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, wenn Sie eine E-Signatur in Ihrem Unternehmen nutzen.

In welchen Unternehmensbereichen findet die E-Signatur ihre Anwendung?

Eigentlich lässt sich eine elektronische Unterschrift so gut wie in jeden Arbeitsbereich des Unternehmens integrieren. Natürlich sprechen wir eher von der Buchhaltung, Personalabteilung oder dem Rechnungswesen, denn hier werden die meisten Unterschriften gesammelt und benötigt. Allerdings hat fast jedes Unternehmen zumindest einen von diesen Bereichen und Unterschriften werden nicht nur zum Abwickeln von Geschäften mit Geschäftspartnern oder Kunden benötigt, sondern als Unternehmen halten Sie stets den Kontakt zu verschiedenen Behörden und müssen fast jedes Ihrer Schreiben mit einer Unterschrift bestätigen.

Wenn Sie in einem größeren Unternehmen arbeiten, dann wissen Sie, dass die Unterschrift vom Chef oftmals benötigt wird. Das ist ein lästiger Vorgang, denn oft ist der Chef nicht am Arbeitsplatz zu finden und es dauert einfach länger, bis ein bestimmtes Dokument vom Chef signiert wird. Mit einer elektronischen Unterschrift vereinfachen Sie diesen Prozess deutlich, denn Sie können eine Anfrage per E-Mail zur elektronischen Signierung an den Chef weiterleiten und dieser kann von überall aus, seine elektronische Unterschrift auf das digitale Dokument setzen.

Verkaufsverträge:

Wenn es um die Verkaufsverträge geht, handelt es sich um die wichtigsten Dokumente, die ein Unternehmen vorweisen kann. Damit Sie Geschäfte schneller abwickeln können, empfehlen wir Ihnen, die Nutzung von Yousigns E-Signatur. Somit sparen Sie eine Menge Zeit und müssen nicht Tage oder Wochen auf eine Unterschrift des Vertragspartners warten. Die Verkaufsvereinbarungen im Unterzeichnungsprozess sind zu 100 Prozent transparent und Sie können zu jeder Zeit einsehen, auf welchem Stadium sich diese befinden.

Bestellungen:

Bei einer Bestellung handelt es sich um ein weiteres Vertragsformular, welches meistens einfach und kurz gehalten ist. Hier werden Preisbedingungen, Versand und Umfang festgehalten. Mit Yousign können Sie den Prozess einer Bestellung erleichtern, denn sowohl Sie als auch Ihr Vertragspartner können die Bestellung mit einer elektronischen Unterschrift versehen und abgeben. 

Verträge mit Zulieferern oder Lieferanten:

Wenn Sie zu einem wachsenden Unternehmen gehören, sind Sie auf Beziehungen zu Verkäufern und Lieferanten angewiesen. Meistens verbringen Sie viel Zeit damit, dass Sie die Beschaffungsaktivitäten koordinieren und Sie verbringen viel Mühe und Zeit, um die Beziehungen einfach zu verwalten. Die Umstellung auf eine E-Signatur ermöglicht den Prozess zu beschleunigen und Risiken bei den Bezahlungen zu minimieren, die meistens durch Fehler entstehen können.

Änderungsaufträge:

Eine Änderung gehört für Unternehmen in den Sektoren Bauwesen, Webdesign oder Architektur zum Alltag. Ein Kunde kann plötzlich Änderungswünsche haben und diese geltend machen. Die Unterzeichnung eines Änderungsauftrags ist daher sehr wichtig, damit alle weiteren Kosten festgehalten werden können. Der Prozess wird mithilfe von einer E-Signatur vereinfacht und somit kann ein Unternehmen den Projektstau vermeiden, denn die Unterschrift erfolgt schnell und elektronisch und weder Sie als Auftragnehmer noch der Auftraggeber müssen lange auf eine Rückmeldung warten.

Formular für Neukunden:

Elektronische Signaturen können eine Menge Geld und Zeit sparen, wenn ein neuer Kunde ein Formular ausfüllen muss, um mit Ihrem Unternehmen Geschäfte machen zu können. Wenn es sich um papierbasierte Einverständniserklärungen, Richtlinienaktualisierungen oder Haftungsverzichtserklärungen handelt, müssen oft viele Zwischenschritte eingeleitet werden, bevor das unterzeichnete Dokument weitergeleitet werden kann. Dabei steigen die Materialkosten und es wird viel Zeit benötigt, um die Dokumente zu verarbeiten und anschließend kommt es zu den ersten negativen Erfahrungen, die für neue Kunden entstehen. Elektronische Formulare können mithilfe einer elektronischen Unterschrift unterzeichnet werden und auf diese Weise wird es sowohl dem Unternehmen als auch dem Kunden vereinfacht, in neue Geschäftsbeziehungen zu kommen.

Fazit

Haben Sie sich für die Nutzung einer elektronischen Unterschrift im Unternehmen entschlossen, dann haben Sie alles richtig gemacht. Sie und ihr Unternehmen gehen mit der Zeit und mit der Digitalisierung und dadurch vereinfachen Sie bestimmte Arbeitsabläufe im Unternehmen. Darüber hinaus handeln Sie umweltfreundlich und nachhaltig, weil sie die Verwendung von Papier, Druckerpatronen und anderen Büromaterialien bis auf das Minimum reduzieren.