Wie man die eigene Produktivität und Konzentration steigert

Das Problem mit der Produktivität und Konzentration am Computer beginnt im Grunde schon mit den ersten Zeilen dieses Artikels. Wie bist du gerade auf diesen Artikel aufmerksam geworden? Über einen Eintrag auf Facebook, einen Tweet, Newsletter, andere Netzwerke oder Empfehlungen?

Und wolltest du in diesem Moment nicht eigentlich gerade etwas ganz anderes machen, als du zufällig über diesen Artikel gestolpert bist? Falls dem so ist, dann keine Sorge, denn diesem Problem musst nicht nur du dich stellen.

Das Multitasking-Problem

Während meiner täglichen Arbeit sitze ich vor ca. 4 Bildschirmen. Da ist der iMac, mit welchem ich hauptsächlich arbeite. Daneben steht auf der einen Seite mein zweiter Monitor und auf der anderen mein MacBook Pro. Etwas unterhalb des iMacs steht dann noch ein iPad Pro. Würde ich jetzt noch das iPhone auf dem Schreibtisch und die Watch am Handgelenk mitzählen, so würden mich im Höchstfall gleich sechs Bildschirme anstrahlen.

Der eine oder andere mag jetzt vielleicht schon den Fokus verlieren und die Gedanken schweifen in Richtung: Apple Fanboy. Darauf will ich aber eigentlich gar nicht hinaus.

Es geht eher um das typische Problem und die Menge der Geräte, welche uns in der heutigen Zeit Aufmerksamkeit abverlangen. Dann kommt eine Mail, Facebook Push-Nachricht oder ein Tweet und schon ist man von der eigentlichen Arbeit abgelenkt.

Wer sich jetzt mit: „Ich habe nur einen Computer, einen Bildschirm und bin auch nicht bei Facebook“; Aus der Affäre ziehen will, bei dem klingelt ggf. das Telefon oder Skype verlangt nach Aufmerksamkeit.

Zwar kommt es gerade bei umfangreichen Projekten und Tests immer wieder vor, dass ich wirklich viele der genannten Geräte parallel nutze. Im normalen Arbeitsalltag habe ich mir jedoch mittlerweile eigene Grenzen gesteckt, um meine Produktivität zu steigern.

Denn ein Punkt ist glasklar: Multitasking führt definitiv nicht zu einer Steigerung der Produktivität und schon gar nicht zur Steigerung der Konzentration.

So heißt es z.B. auf Wikipedia sehr treffend:

Wissenschaftliche Untersuchungen belegen, dass die Effizienz beim Bearbeiten verschiedener Aufgaben abwechselnd in kurzen Zeitabschnitten im Vergleich zur seriellen Bearbeitung sinkt.

Besonders deutlich werden die Grenzen der gleichzeitigen Informationsverarbeitung angesichts der Reizüberflutung unserer Umwelt.

Produktivität und Konzentration steigern, aber wie?

Im folgenden möchte ich dir meine ganz persönlichen Tipps und Tools vorstellen, welche ich verwende um meine Produktivität und Konzentration zu steigern.

Dabei sind alle Tipps auch nur als solche anzusehen. Im Endeffekt muss ein jeder seine persönliche Lösung finden, welche vielleicht die selbe ist wie bei mir oder auch eine ganz andere.

Social Networks – Facebook, Twitter, WhatsApp, …

Das Problem dürfte dir bekannt sein, du willst konzentriert arbeiten und wirst abgelenkt durch Nachrichten aus irgendeinem sozialen Netzwerk. Dabei soll es an dieser Stelle egal sein, um was für eine Art von Nachricht es sich handelt.

Ich halte es hier wie folgt, wenn ich mich wirklich voll und ganz auf einen Task konzentrieren möchte: Ich schalte alle Benachrichtigungen auf jedem Gerät einfach für den gewissen Zeitraum ab.

Diese sehr radikale Variante ist natürlich kein Dauerzustand und auch keine Lösung für jene, die zumindest hin und wieder mit den Netzwerken arbeiten und kommunizieren wollen oder sogar müssen.

In der Regel halte ich es hier also so, dass ich die Benachrichtigungen erst einmal auf ein Gerät konzentriere. So erhalte ich z.B. nur noch auf dem iMac die relevanten Benachrichtigungen. In meinem Chrome Browser habe ich nun ein kleines Plugin installiert, dieses nennt sich Stay Focused.

Diese Browser Extension lässt sich so konfigurieren, dass Webseiten wie Facebook, Twitter oder YouTube (möglich sind natürlich auch zu oft besuchte Newsseiten) nur für eine gewisse zeitliche Grenze am Tag nutzen lassen.

So ist das Plugin bei mir so eingestellt, dass ich die Netzwerke maximal 10 bis 20 Minuten pro Arbeitstag verwenden kann. Gerade am Anfang rennt man hier sicher schnell in die Zeitgrenze. Auf Dauer hilft dieses Tool jedoch enorm bei der Selbstdisziplinierung.

News und Nachrichten

Hier gilt für mich der selbe Tipp, wie für die sozialen Netzwerke: Zeit auf Newsportalen einfach mit einer Extension, wie z.B. Stay Focused einschränken oder ganz sperren.

E-Mails und andere Messenger

Wer sofort jede eingehende E-Mail checkt, tut weder sich noch seinen Kunden einen Gefallen. Denn auf diese Art und Weise ist man immer wieder schnell aus der aktuellen Arbeit raus und wird ausgebremst.

Besser funktioniert die Arbeit mit E-Mails oder auch Messengern, wenn man diese hauptsächlich zu festen Zeiten bearbeitet. So habe ich mir angewöhnt, meine E-Mails maximal 2 bis 3 mal pro Tag zu prüfen und zu bearbeiten. Dies erledige ich dann morgens, mittags und abends zu festen Zeiten. In der Zwischenzeit ist der E-Mail Client abgeschaltet.

Wer viel mit E-Mails arbeitet, für den könnten auch Tools wie Google Inbox oder MailButler für Apple Mail eine echte Erleichterung sein.

Mit beiden Tools lassen sich E-Mails sehr gut organisieren und einplanen.

Telefonate

Du wirst das Problem sicher kennen: Du hast dir gerade vorgenommen jetzt so richtig konzentriert nur an dieser einen Aufgabe zu arbeiten und dann klingelt das Telefon.

Dieses Phänomen wird sich wohl nie legen, Telefonate und E-Mails kommen immer genau dann, wenn man sich eigentlich gerade auf andere Dinge konzentrieren will.

Wer sich konzentrieren möchte, aber dennoch seine Kunden oder potentiellen Neukunden nicht auf die lange Bank schieben möchte, der hat im Prinzip zwei Möglichkeiten.

1. Mailbox
Ähnlich und wie bereits bei den E-Mails vorgeschlagen, wird nur zu bestimmten Zeiten telefoniert und ansonsten geht die Mailbox ran. Wichtige Kunden oder andere Kontakte könne über eine gesonderte Nummer oder VIP Funktionen dennoch durchgestellt werden, insofern dies sinnvoll und erwünscht ist.

2. Büro- / Telefonservice
Es gibt mittlerweile unzählige Dienstleister, welche in eurem Namen Telefonate entgegennehmen, wenn du dies für einen gewissen Zeitraum selber nicht willst oder kannst.

Die Callcenter-Agents nehmen dann die Kundendaten auf und benachrichtigen dich z.B. via E-Mail über den Anruf. Dem Kunden wird ein entsprechender Abwesenheitsgrund genannt oder bei kleineren Fragen oder Problemen direkt geholfen.

So fühlt sich dein Kunde gut aufgehoben und du kannst später in Ruhe entsprechende Rückrufe veranlassen.

Weiterhin kannst du so auch etwas aussortieren und z.B. einige lästige Werbeanrufe direkt links liegen lassen.

Benachrichtigungszentrale

So gut wie alle modernen Geräte und Betriebssysteme verfügen über eine gesammelte Benachrichtigungszentrale. Diese Funktion gibt es sowohl unter Mac OS und iOS, wie auch unter Windows oder Android, jeweils in den aktuellen Versionen.

Mit einem Klick oder Touch lassen sich diese Benachrichtigungszentralen ruhig stellen. Ebenso lassen sich auf den meisten Geräten auch Zeiten definieren in denen gar keine Benachrichtigungen zugestellt werden oder z.B. nur Nachrichten, E-Mails oder Anrufe von Favoriten oder VIPs.

Wenn ihr wirklich eine Weile konzentriert durcharbeiten wollt, empfehle ich euch einfach alle Benachrichtigungen über die Benachrichtigungszentrale eures Systems zu deaktivieren.

Parallele Bearbeitung von Projekten

Hier bewegen wir uns wieder im Bereich Multitasking und dem obigen Zitat aus der Wikipedia. Durch die parallele Bearbeitung mehrere Projekte oder Aufgaben verschaffst du dir keinen Vorteil, sondern einen Nachteil.

Definiere für dich selbst einen festen Zeitraum und in diesem bearbeitest du nur eine Aufgabe / ein Projekt.

Die Abarbeitung der täglichen Arbeiten sollte im besten Fall eine gerade Linie sein und kein wild wucherndes Geflecht aus parallel laufenden Aufgaben.

Ein weiteres Problem ist das Erfolgserlebnis: Wer viel parallel macht, schafft bei allen Aufgaben meist auch nur ein bisschen. Das persönliche Erfolgserlebnis ist in der Regel größer, wenn man eine Aufgabe für sich komplett abschließen konnte, anstatt nur bei vielen Aufgaben etwas voranzukommen.

Zeitmanagement mit der Pomodoro-Technik (mein persönlicher Favorit!)

Bei der Pomodoro-Technik handelt es sich um meinen persönlichen Liebling beim Zeitmanagement, welche ich tatsächlich täglich anwende.

Die Technik ist denkbar einfach und funktioniert zumindest für mich wirklich sehr gut.

• Du definierst eine Aufgabe die du erledigen möchtest.
• Es wird ein Timer von 25 Minuten gestellt.
• Innerhalb der 25 Minuten konzentrierst du dich ausschließlich auf deine Aufgabe. Alle Störfaktoren sind unterbunden worden.
• Nach den 25 Minuten folgt eine 5-minütige Pause.
• Nach der Pause geht es wieder von vorne los.
• Nach 4 Durchgängen folgt eine etwas längere Pause von ca. 15 bis 20 Minuten.

Für mich persönlich funktioniert diese Bearbeitungsweise wirklich sehr gut. Wer möchte kann unterstützend auch Apps verwenden. Ich benutze hier z.B. die iOS App BeFocused Pro.

Wobei die Pomodoro weit verbreitet ist und es hier durchaus auch viele andere Apps gibt, vergleichen und ausprobieren könnte sich durchaus lohnen. Für mich bietet die App jedoch erst einmal alles was ich brauche.

Work-Life-Balance

Oft unterschätzt aber dennoch unglaublich wichtig, die richtige Work-Life-Balance. Sorge dafür, dass deine Arbeit sich in einem konkreten Zeitfenster bewegt und nicht über den gesamten Tag verteilt ist. Arbeitszeit ist Arbeitszeit und Freizeit ist Freizeit!

Dieser Grundsatz gilt für Angestellte wie auch Selbstständige. Denn der eigene Körper und Geist kann nicht auf Dauer über 100% geben. Der richtige Ausgleich ist daher wichtig und auch vollkommen gerechtfertigt, wenn du 8 oder 10 Stunden hart und konzentriert durchgearbeitet hast.

Gönn dir deine Auszeit und konzentriere dich auf arbeitsferne Dinge. Dieser Ausgleich wird dir sicher helfen dich am nächsten Tag wieder konzentriert in die Arbeit zu stürzen und auch ein gewisses Level halten zu können.

Sehr empfehlenswert ist als Ausgleich übrigens regelmäßiger Sport oder andere Aktivitäten, welche sich im besten Fall nicht direkt vor den nächsten Bildschirm bewegen.

In der Freizeit empfehle ich übrigens wieder ähnliche Techniken, wie oben für die konzentrierte Arbeit: Also „nicht stören“ Modus für Smartphones oder Emailpostfächer aktivieren, damit man auch wirklich abschalten kann.