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Buchhaltung einfach und effizient automatisieren mit CANDIS

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Buchhaltung einfach und effizient automatisieren mit Candis

Mit einer leistungsstarken EDV lassen sich Buchhaltungsabläufe gezielt optimieren. Die dadurch freiwerdenden Ressourcen eröffnen neue Möglichkeiten, sich auf die Kernaufgaben eines Unternehmens zu konzentrieren.

Candis ist eine reine Software-Lösung zur Automatisierung der Buchhaltung. Es wurde für die automatische Extrahierung, Verknüpfung und Vorkontierung von Rechnungs- und Transaktionsdaten entwickelt.

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Zahlungsrelevante Daten der Buchhaltung automatisch erfassen

Das Konzept: Das Tool liest alle Transaktions- und Rechnungsdaten des Kunden automatisch aus und zwar vollständig und zu hundert Prozent korrekt. Die reine Softwarelösung fügt sich dabei in das aktuelle Setup eines Unternehmens ein. Die Bezahlung für diesen Service läuft über eine monatlich zu entrichtende Gebühr.

Das automatische Auslesen bedeutet, dass keine Daten manuell in Rechnungsbücher getippt und mit Bankkonten abgeglichen werden müssen. Rechnungen werden per Klick unmittelbar aus Candis heraus bezahlt. Das Werkzeug ist direkt mit Karten, Konten und Zahlungsanbietern verbunden. Dies vereinfacht das Bezahlen von Rechnungen enorm. Damit entfällt die umständliche Übertragung der Zahlungsdaten in das Online-Banking.

Das Tool erlaubt aber nicht nur das Online-Banking, es liest auch alle wichtigen Zahlungsdaten aus den zu begleichenden Rechnungen und erstellt auf diese Weise Zahlungsvorlagen. Der User muss lediglich das passende Konto auswählen und die Rechnung freigeben.

Sämtliche Verbindlichkeiten auf einen Blick
Sämtliche Verbindlichkeiten auf einen Blick

Automatischer Abgleich von Kontoauszügen

Zu den Funktionen zählt auch der automatische Abgleich von Bankkonten. Damit entfällt die zeitaufwendige Überprüfung von Kontoauszügen. Das Programm verknüpft Transaktionen automatisch mit Belegen und synchronisiert permanent alle Konten. Sämtliche Transaktionen erscheinen im System tagesaktuell. Es erkennt zudem automatisch, ob eine Transaktion auf einem Bank- oder Kreditkartenkonto beleglos ist oder ob Belege erforderlich sind.

Die Automatisierung von Finanzprozessen beruht vor allem auf den folgenden Funktionen:

  • Eingangsrechnungen aus Datenquellen (auch aus dem Email-Postfach) werden automatisch importiert.
  • Transaktionen aus Bank-, Kreditkarten- und PayPal-Konten werden ebenfalls automatisch importiert.
  • Import-Kanäle lassen sich mit wenigen Klicks einrichten.
  • Rechnungen und Transaktionen werden vorkontiert.
  • Intelligente Algorithmen übernehmen die Extraktion der Daten.
  • Offene Posten werden angezeigt. Das sorgt für Übersichtlichkeit und Transparenz.
  • Neben Einzel- können auch Sammelposten bezahlt werden.
  • Das System weist rechtzeitig auf Fälligkeiten hin sowie auf Skontobeträge.
  • Datenexport für DATEV sowie für eigene Formate
  • Prozesse lassen sich über Regeln vollständig automatisieren.
  • Das System weist auf noch offene Verbindlichkeiten hin.
  • Rechnungen können aus der Oberfläche heraus mit einem Klick bezahlt werden.

Noch ein Wort zur Benutzerfreundlichkeit: Das Tool lässt sich ohne Schulung auf jedem Betriebssystem einfach einrichten. Es ist in nur wenigen Minuten einsatzbereit und läuft sogar auf dem iPad. Bevor es losgeht, werden alle Daten für den Import in DATEV aufbereitet und strukturiert.

Wer braucht eine automatisierte Buchhaltung?

Die automatisierte Buchhaltung ist auf kleine und mittelständische Unternehmen zugeschnitten. Die umfangreiche Automatisierungslösung für Rechnungsverwaltung wurde für ihre Leistungen bereits ausgezeichnet. Das Tool konnte die Juroren des “Bankathon” und des “KPMG Innovation Showcase” von seinen Leistungen überzeugen.

Exports für die Weiterverarbeitung
Exports für die Weiterverarbeitung

Einsatz beim Steuerberater

Beim Einsatz in der Kanzlei eines Steuerberaters bietet die Lösung folgende Features: Mandanten erhalten eine Email-Adresse, an die sie alle Rechnung weiterleiten. Das System registriert diese Rechnungen automatisch, extrahiert die Rechnungsdaten und sorgt dafür, dass diese kreditorisch vorkontiert werden. Durch die Verknüpfung von Kreditkarten, Konten und Paypal kann das System alle Zahlungsaktivitäten vollständig erfassen. Dabei erkennt es auch automatisch, welche Transkation einen Beleg erfordert und welche nicht.

Weitere Vorteile: Die Echtzeit-Synchronisierung, das automatische Matching von Beleg und Transaktion und die Übersicht von Transaktionen auf Kontenbasis.

Das Rechnungsmanagement wird stark vereinfacht. Das Programm zeigt noch nicht bezahlte Rechnungen an. Diese lassen sich dann zeitsparend mit automatisierten Zahlungsvorlagen bezahlen, was auch das Risiko von Eingabefehlern verringert.

Mandanten haben einen guten Überblick darüber, für welche Transaktionen es noch keine Belege gibt. Auch die Kommunikation mit dem Mandanten ist in das System eingebunden, da sich Notizen zu Transaktionen und Belegen einfach hinterlegen lassen.

Wer Candis testen möchte, kann das System 30 Tage lang kostenlos testen. Nähere Details und die Möglichkeit, sich für einen Probelauf zu registrieren, finden Sie hier.

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Veröffentlicht von Pascal Bajorat

Pascal Bajorat ist Mediengestalter und arbeitet als Webdesigner / Webentwickler, Autor und Trainer in Berlin. In den vergangenen Jahren hat er sich vor allem auf das CMS WordPress und die Entwicklung von hochwertigen Webseiten und Sonderlösungen spezialisiert. Er hat den Webdesign-Podcast.de 2010 gegründet.

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