ERP-Systemanwendungen (Enterprise Resource Planning) dienen dazu, alle Ressourcen eines Unternehmens genau planen zu können und dabei sämtliche Geschäftsbereiche einzubeziehen.
Nutzerfreundlich und verständlich soll diese Planung vonstatten gehen, deren Grundlage eine gründliche Analyse sein muss. Diese sollte sich mit folgenden Fragen beschäftigen:
- Welche Leistungen werden von einem ERP System erwartet?
- Welche Funktionen müssen abgedeckt werden?
- Wie kann die Evaluation und Integration erfolgen?
- Soll es eine eine integrierte Lösung oder eine Variante über Schnittstellen sein?
- Eine eigene Infrastruktur oder eine Lösung mit Cloud?
- Wo soll die ERP-Software zum Einsatz kommen?
Zu Beginn wurden ERP Lösungen nur für die Materialwirtschaft und die Steuerung und Planung der Produktion eigesetzt.
Doch bald fand man heraus, dass sich alle Geschäftsbereiche damit verknüpfen lassen und dass dies eine sehr sinnvolle Angelegenheit ist, die alle Ressourcen und Aktivitäten beinhalten kann. ERP wird als eingesetzt für:
- Logistik und Materialbeschaffung
- Marketing und Vertrieb
- Personalwirtschaft
- Finanzwesen
- Daten- und Dokumentmanagement
- Management
Alle internen Bereiche und externen Beziehungen werden damit angemessen abgebildet und erfasst. Auch wenn KMU wahrscheinlich nicht alle der genannten Bereich benötigen, weil das Management vielleicht nur aus ein bis zwei Personen besteht oder als Dienstleistungsunternehmen das Thema Materialbeschaffung keine besonders große Bedeutung hat, die praktischen Vorteile der anwendbaren Bereiche sind unschlagbar.
Welche Funktionen können mit ERP abgebildet werden?
Der praktische Vorteil bei der Implementierung von ERP ist, dass Arbeitsabläufe vereinheitlicht und vereinfacht werden können. Unternehmer behalten leichter den Überblick über ihre Aufträge und können die entsprechenden Teams für die Bearbeitung zusammenstellen, Projekte können gemeinsam abgeglichen und fertiggestellt werden. Einzelne Bereiche lassen sich leicht zuordnen, wobei die Einblicke aller Beteiligten individuell geregelt werden können.
Auch die Definition von Abhängigkeiten und die Eintragung von Verläufen wird leicht händelbar, ohne dass es ständig neue Absprachen geben muss. Im Gegenteil können beliebig definierbare Nutzer, auch von verschiedenen Filialen, auf die Daten zugreifen und je nach Rechteverteilung auch bearbeiten.
Nachrichten werden einfach und transparent ausgetauscht und der Überblick über Produkte und Kontakte, Lagerbestände, Verkauf, Kundenservice und damit auch CRM (Customer Relationship Management) ist stets gegeben. Auch Banking und Buchhaltung wird durch ERP (Enterprise Resource Planning) für KMU (im link ein Beispiel) vereinfacht.
Soll eine integrierte Software gewählt werden?
Viele gerade kleine Unternehmen setzen anfänglich auf Einzellösungen, um bestimmte Unternehmensbereiche effizienter gestalten zu können. Dabei kommt jedoch der Austausch zwischen den einzelnen Abteilungen zu kurz und die zentrale Verwaltung als entscheidender Vorteil ist nicht mehr gegeben.
Es empfiehlt sich, eine integrierte ERP Software zu wählen. Diese sind mittlerweile auch für KMU erhältlich und durchaus erschwinglich. Ein modularer Aufbau sorgt dafür, dass mit der Zeit immer Funktionen integriert werden, die dann gleich miteinander verknüpft werden können.